Procesopgørelsesmetoder til at finde skjulte forretningsprocesser

Brug af procesopdagelsesmetoder kan kaste lys over de indviklede detaljer i din virksomheds drift. Hvad er en proces, og hvordan identificerer du den i din virksomhed? Og endnu vigtigere: Hvordan kan du strømline det effektivt? Undersøgelser viser, at virksomheder med robuste processer seksdobler deres overskud i forhold til dem uden veldefinerede systemer. Denne vejledning ser på arbejdet for at se, hvor dine skjulte processer er.

Måske kender du frustrationen, når du begår de samme fejl igen og igen i din virksomhed? Måske har du brug for et bedre overblik over, hvordan arbejdet flyder i din forretning? Uanset den grundlæggende årsag er der mange grunde til at komme i gang med at arbejde med dine processer.

Her får du vores opskrift på, hvordan du får processer godt integreret i din virksomhed baseret på de syv år, vi har hjulpet en lang række virksomheder verden over med at få succes med forretningsprocesser.

Trin 1: Hvad er en forretningsproces?

Mange er forvirrede over, hvad en forretningsproces egentlig er, og hvordan den adskiller sig fra et projekt. Så lad os slå den internationale definition fast fra begyndelsen: En forretningsproces er “en kæde af dokumenterede aktiviteter, der gentages af forskellige medarbejdere”.

Men hov! Et projekt er også en kæde af aktiviteter, der udføres af forskellige mennesker. Så hvad er forskellen?

Ifølge Project Management Institute eret projekt “en unik arbejdsaktivitet med et unikt output”. Et projekt sker altså kun én gang.

Mange virksomheder udfører de samme opgaver gentagne gange, men håndterer dem, som om de var unikke projekter. Dermed går de glip af en række fordele. De fleste opgaver indeholder elementer, som du kan tage med ind i den næste opgave. På den måde bliver dit arbejde markant mere effektivt og bliver udført hurtigere, hvis du behandler en opgave som en proces i stedet for som et projekt.

Når man skal forstå de indviklede forretningsprocesser, er det vigtigt at udnytte værktøjer, der kan strømline og styre disse operationer. Et dybere dyk ned i dette kan findes i en oplysende artikel om business process management software, som giver indsigt i, hvordan avancerede værktøjer hjælper med at definere og optimere processer.

Som Edward Deming, en af grundlæggerne af industriens enorme produktivitetsvækst gennem de sidste 50-60 år, siger:

“Hvis man ikke kan beskrive det, man laver, som en proces, så ved man ikke, hvad man laver.”

W. Edwards Deming

Så vi må hellere få styr på, hvad vi laver.

Trin 2: Hvor er processerne?

OK, så en proces er en kæde af dokumenterede artikler, der gentages af forskellige medarbejdere, og som sker flere gange. Men hvor gemmer processerne sig henne i din virksomhed?

Et af de steder, mange virksomheder typisk allerede har en nedfældet proces, er ‘salgstrakten’. Formålet med salgstragten er at gøre potentielle kunder til aktive kunder gennem en struktureret og dokumenteret procedure. Årsagen til den grundige dokumentation og proces beskrivelse er, at det er så vitalt for virksomhedernes overlevelse. Men hvis det fungerer med salgstrakten, hvorfor så ikke udbrede procesarbejdet til andre områder?

Groft sagt, kan du inddele arbejdet i din virksomhed i følgende kasser:

• Ad hoc-arbejde, som hver medarbejder gør på en ny måde, hver gang de udføres. Dette er meget tidskrævende og fører typisk til en lang række fejl.
• Projekter, hvori man laver mere styret udviklingsarbejde inden for en klar ramme. Herefter vurderer man så, om resultaterne skal integreres i driften.
• Processer, der består af kæder af gentagne, veldokumenterede aktiviteter, hvor medarbejderne kender deres roller og ansvar.
• Automatisering og outsourcing, som består af modne og stabile processer, som virksomheden kender til fulde, og som kan outsources eller automatiseres.

Ligesom salgstrakten snævrer rejsen for de potentielle kunder mere og mere ind, kan man illustrere arbejdet med at skabe processer med en trakt som her:

Trin 3: Hvordan identificerer du processerne?

Du finder processerne ved at stille dig selv og dine kolleger følgende spørgsmål:

1. Is the task occurring rarely, and are there no repeated elements in it?
   • Så er den ad hoc.
2. Skal du i gang med noget større, som er helt unikt, og som ikke skal gentages?
   • Så er det et projekt.
3. Er opgaven noget, der gentages regelmæssigt?
   • Så er det en aktivitet, der skal dokumenteres.
4. Involverer den flere medarbejdere?
   • Så er det en proces – en kæde af aktiviteter, der udføres af forskellige roller.

Trin 4: Hvad du skal gøre, når processerne er fundet

Når du har fundet virksomhedens vigtige processer, skal de beskrives. Her er det vigtigt, at processerne dokumenteres, som de rent faktisk sker i virkeligheden.

Med arbejdsbeskrivelserne på plads skal de sættes i system, så du og din virksomhed kan holde overblikket.

Og ja, det er her, vi for alvor kan hjælpe. For ved at benytte et process mapping-værktøj som Gluu bliver det lettere for medarbejderne selv at beskrive, forstå, udføre og forbedre hver proces og opgave – med behørig kontrol og styring på et overordnet niveau.

Fordelene ved stærke processer er mange. Gevinsterne ved stærke processer høstes i form af hurtigere onboarding, mindre risiko ved fratrædelse af nøglemedarbejdere, mere tid til udvikling (gennem mindre ad hoc-arbejde), færre fejl og bedre opfyldelse af compliance krav indenfor persondata, sikkerhed og miljø.

Når du begynder at kortlægge og forstå de identificerede processer, bliver det tydeligt, hvor vigtigt det er at bruge de rigtige værktøjer. Hvis du vil gå mere i dybden med emnet og finde ud af, hvordan software kan revolutionere styringen af disse processer, kan du overveje at læse denne omfattende guide om business process management software.

Jo før I kommer i gang, des hurtigere ser I gevinsten. Har I brug for hjælp undervejs eller ønsker at vide mere om process mapping-værktøjet Gluu, så kontakt os i dag!

Konklusioner

Brug af procesopdagelsesmetoder, som fremhævet i Gluus guide, er afgørende for at afdække og strømline skjulte forretningsprocesser. At skelne mellem projekter og tilbagevendende opgaver kan øge effektiviteten. Ved at anvende værktøjer som Gluu til process mapping kan virksomheder forbedre deres drift, mindske fejl og øge den samlede ydeevne. Det er bydende nødvendigt for virksomheder at investere i systematiske procesopdagelsesmetoder for at realisere deres fulde potentiale.

Hyppigt stillede spørgsmål